Viele Anwälte kennen den schier endlosen Papierkram aus ihrem eigenen Alltag. Doch auch in den Kanzleien hat die Digitalisierung längst Einzug gehalten. Der „digitale Anwalt“ nutzt eine passende Kanzleisoftware – mit erstaunlichem Erfolg in Sachen Effizienz.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Kanzleisoftware: Digitalisierung der Kanzlei auf dem Vormarsch
Der Anwalt von morgen? Der ist digital! Damit ist nicht gemeint, dass er seine Arbeit von einer KI machen lässt und sich genüsslich im Bürostuhl zurücklehnen kann. Vielmehr steigert der „digitale Anwalt“ seine Effizienz, stellt Mandanten zufrieden und kann sich auf das Wesentliche seines Berufs – die Betreuung von Mandanten – konzentrieren. Weitaus einfacher wird es für den Anwalt, der auf den Digitalisierungszug aufspringt, im Hinblick auf die Büroverwaltung.
Rechnungen und Angebote schreiben, allgemeiner Schriftverkehr, Führen der Mandantenakte und viele weitere Teilaspekte der täglichen Arbeit werden künftig digital erledigt. Effizienter arbeiten mit der optimalen Kanzleisoftware? Auf jeden Fall und Anwälte, die eine solche Software bereits einsetzen, können die Aussage bestätigen.
Für eine reibungslose Kommunikation
Die Zeiten der analogen Verständigung mit Mandanten, Gerichten oder anderen Anwälten sind vorbei.
Heute ist die Kommunikation digital, auch wenn sich das Gerichtswesen erst nach und nach darauf einlassen muss.
Sicherlich wird es noch einige Zeit dauern, bis eine endgültige digitale Kommunikation möglich sein wird, was nicht zuletzt dem Datenschutz geschuldet ist.
Doch viele Vorgänge in der Kanzlei lassen sich längst digital gestalten, was die tägliche Arbeit deutlich schneller, effektiver und komfortabler werden lässt.
Dabei ist die Kommunikation auf digitalem Weg mehr als nur das Versenden oder Empfangen einer E-Mail.
Auch die Nutzung verschiedener Messengerdienste gehört dazu, ebenso die Videotelefonie statt eines persönlichen Vor-Ort-Meetings.
Die Zeiten der analogen Verständigung mit Mandanten, Gerichten oder anderen Anwälten sind vorbei. (Foto: AdobeStock – 57523408 Kzenon)
So wird die Kanzlei digital
Eine digitale Kanzlei ist nicht von heute auf morgen umsetzbar, doch auch in kleinen Schritten geht es auf dem digitalen Weg voran. Schnell sind die Vorteile dieser Arbeitsweise deutlich erkennbar: Wer will beispielsweise in einer handgeführten Akte nach Namen und Daten suchen, wenn diese Suche ganz einfach über den PC oder das Smartphone möglich ist? Doch bevor die Kanzlei wirklich digital werden kann, müssen erst einmal grundlegende Punkte geklärt werden:
- Zeiträuber identifizieren: Es ist wichtig zu wissen, welche Tätigkeiten innerhalb der Kanzlei besonders zeitraubend sind. Welche dieser Aufgaben wiederholen sich und können standardisiert werden? Sie sind die idealen Punkte, die zuerst umgesetzt und damit digitalisiert werden sollten. Beispiele dafür sind unter anderem Informationen, die regelmäßig an die Mitarbeiter oder an die Mandanten weitergegeben werden. Schnell ergeben sich damit neue Möglichkeiten für mehr Effizienz und Zeitersparnis.
- Eine Basis schaffen: Niemand kann mit den Fingern schnipsen und sagen: „So, ab heute arbeiten wir digital!“ Zuerst muss die Basis für eine digitale Anwaltstätigkeit geschaffen werden. Dafür muss klar sein, welche Tools eingesetzt werden, ob bereits bestehende Tools gegen eine moderne Kanzleisoftware auszuwechseln ist und wie die Mitarbeiter zu diesem Schritt stehen. Denn eines ist wichtig: Die Digitalisierung der Kanzlei muss von allen mitgetragen werden, wenn sie erfolgreich sein soll. Zugleich sollten die nötigen Aufgaben für eine erfolgreiche Digitalisierung gleichmäßig verteilt werden.
Die passende Kanzleisoftware ebnet den Weg in die Zukunft
Der Wunsch nach einer digitalen Kanzlei besteht und nun soll es um die Umsetzung gehen? Dann kommt keine Kanzlei an der passenden Kanzleisoftware vorbei. Sie ermöglicht einen Überblick über die aktuellen Finanzen, über Aufgaben, die Wirtschaftlichkeit, Fallbetrachtungen und vieles weitere mehr. Die Zeit der Excel-Tabellen, um den Überblick zu behalten, ist längst vorbei. Akten werden digital geführt, was nicht nur praktisch, sondern seit der beA-Pflicht ab 2022 beinahe verpflichtend ist.
Papierakten lassen sich kaum noch führen bzw. nur verbunden mit einem erheblichen Mehraufwand. Doch die Anwaltssoftware kann noch weitaus mehr und erlaubt beispielsweise die Benutzung von und Arbeit mit den Akten von jedem Ort der Welt aus. Auch die Arbeit im Home Office ist nun möglich, sodass die Kanzleiarbeit deutlich flexibler gestaltet werden kann. Mehr Flexibilität, Effizienz und ein besserer Workflow? Kein Wunder, dass sich die Kanzleisoftware durchzusetzen vermag.
Die Vorteile einer Kanzleisoftware
Neben diesem zeitlichen und finanziellen Aufwand sind auch laufende Kosten zu berücksichtigen.
Diese betreffen unter anderem den Support sowie laufende Betriebskosten, die beispielsweise für den Server anfallen.
Manch einer mag sich die Frage stellen, ob der Aufwand den Nutzen einer Kanzleisoftware rechtfertigt.
Diese Frage lässt sich ganz klar mit „ja“ beantworten, denn die Vorteile der Digitalisierung überzeugen:
Eine moderne Kanzleisoftware muss installiert und in den Alltag integriert werden. (Foto: AdobeStock – 826202559 NDABCREATIVITY)
- orts- und zeitungebundene Nutzung der digitalen Akte
- effektiveres Arbeiten durch Vernetzung aller Komponenten und Mitarbeiter
- intelligenter Workflow und automatisierte Abläufe bringen eine größere Zeiteffizienz
- automatischer Versand von Dokumenten möglich
- geringere Fehlerquote
- komplette Integration des elektronischen Rechtsverkehrs
- integrierte Signaturfunktionen
- Integration von beA
- Möglichkeit zum Remote Working
- minimaler IT-Aufwand
- Support meist inklusive
- in der Regel Buchhaltung enthalten
- Nutzung auf allen Systemen möglich
- Schaffung von Schnittstellen zu Justiz, Mandanten und Partnern möglich
Wichtige Aspekte bei der Auswahl einer Kanzleisoftware
Wer bessere Chancen durch Digitalisierung erhalten möchte und sich für eine Kanzleisoftware entschieden hat, muss zudem eine passende Software finden. Dabei sind einige Punkte wichtig, von denen die spätere tatsächliche Effizienz abhängt. Dabei spielt zuerst einmal das jeweilige Betriebssystem eine Rolle. Mac, Windows oder Linux?
Nicht alle Softwares arbeiten mit jedem System, daher sollte zum Schutz vor Enttäuschungen nach dem Kauf unbedingt auf die Systemvoraussetzungen geachtet werden. Darüber hinaus ist es entscheidend, ob die Software nur lokal eingesetzt werden soll oder ob eine Cloud-Lösung benötigt wird. Individuelle Anforderungen müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Nicht zuletzt spielt der Anschaffungspreis eine wichtige Rolle. Zu den wichtigsten Aspekten bei der Auswahl einer leistungsstarken Kanzleisoftware gehören die Antworten auf diese Fragen:
- Ist ein zentrales System zur Verwaltung von Mandanten und Akten vorhanden (Stichwort: Übersichtlichkeit)?
- Lassen sich Dokumente systematisch und einfach erstellen?
- Ist die präzise Zeiterfassung für die Mandate möglich?
- Können Rechnungen automatisiert erstellt werden?
- Gibt es ein Termin- und Kalendermanagement?
- Sind die wichtigsten Kommunikationsfunktionen wie E-Mail und beA enthalten?
- Lassen sich Reportings und Analysen erstellen?
- Ist der Online-Zugriff für Mandaten möglich (oder erwünscht)?
- Werden die Vorgaben zum Datenschutz eingehalten?
Das Internet bietet verschiedene Portale, auf denen Rezensionen zu vergleichbaren Softwares zu finden sind. Auch das Gespräch mit Kollegen kann helfen.
Mit welcher Software sind diese zufrieden und können sie ein Produkt empfehlen?
Worauf sollte aus der Erfahrung heraus bei der Anwendung dieser Software geachtet werden?
Nicht zuletzt spielt das Preis-Leistungs-Verhältnis eine wichtige Rolle. Anschaffungs-, Wartungs- und gegebenenfalls weitere Kosten sollten in die Entscheidung für oder gegen eine Kanzleisoftware einbezogen werden.
Sollte Kanzleisoftware gewechselt werden?
Wer mit einer Kanzleisoftware zufrieden ist, wird sich diese Frage nicht stellen. Doch wenn in der täglichen Anwendung Mängel oder Lücken erkennbar werden, kann durchaus der Fall eintreten und der Wunsch nach einer neuen Software wird größer. Sinnvoll ist ein Wechsel beispielsweise dann, wenn der Aufwand der Nutzung die Vorteile übersteigt.
Zudem ist es möglich, dass sich bei der täglichen Anwendung das Fehlen von Funktionen zeigt. Sind dies genau die Funktionen, die für eine effiziente Arbeitsweise nötig wären, ist ein Wechsel die logische Konsequenz. Darüber hinaus sind ständige Probleme, eine fehlende Weiterentwicklung oder auch eine schlechte Erreichbarkeit des Supports Gründe dafür, dass eine Kanzleisoftware gegen eine andere ausgetauscht wird.
