Der Europäische Gerichtshof hat mit seinem Urteil bereits 2019 bestimmt, dass die Arbeitgeber in den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten ein nachvollziehbares und sicheres System zur Zeiterfassung der Mitarbeiter in Unternehmen installieren müssen. Es gibt zwar immer noch kein Gesetz, aber einen Beschluss des BAG, sodass Arbeitgeber aktiv werden müssen.
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Zeiterfassung im Unternehmen: Was für Arbeitgeber wichtig ist
In Bezug auf die Arbeitszeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens ist vieles geregelt. Ob sie in Vollzeit oder Teilzeit beschäftigt sind, wie viele Stunden sie am Tag arbeiten müssen und ob Feiertags- und Wochenendarbeit üblich ist, wird auch im Arbeitsvertrag genau geklärt. Doch die Arbeitszeiterfassung wurde lange Zeit eher stiefmütterlich behandelt. Bestenfalls wurden in manchen Unternehmen Stechuhren eingeführt, in anderen hingegen gab es den handschriftlich auszufüllenden Zettel als „Arbeitszeitnachweis“. Hier musste der Chef unterschreiben, der aber über die realen Anwesenheiten nicht immer genau informiert war. Erschwerend kamen Homeoffice und Remote-Tätigkeiten hinzu, die Arbeitszeiterfassung war mit den alten Systemen nicht mehr möglich, sofern sie damit überhaupt durchgeführt wurde.
Zeiterfassung durch Arbeitgeber im Unternehmen sicherstellen
Umso wichtiger ist es, den Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (BAG, Az.: 1 ABR 22/21) umzusetzen und eine reelle Zeiterfassung im Unternehmen einzuführen. Neben Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeiten sind auch Pausen und Vertrauensarbeitszeiten zu erfassen. Letztere bleiben bestehen, obwohl lange die Frage im Raum stand, ob es sie in der Form wie bisher weiter geben wird. Die Vertrauensarbeitszeiten haben für Mitarbeitende im Homeoffice den Vorteil, dass sie sich ihre Arbeitszeiten frei einteilen können.
Sie übermitteln einfach die entsprechenden Daten an den Arbeitgeber, der die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit so kontrollieren kann. Wichtig: Durch die Zeiterfassung ist es auch nötig, Zeiten, die nicht als Arbeitszeit gelten, herauszurechnen.
Dazu zählen:
- Raucherpausen
- Kaffeepausen
- Zeiten zur Fort- und Weiterbildung
Individuell können im Unternehmen allerdings andere Regelungen vereinbart werden, sodass beispielsweise die Raucherpause in der Arbeitszeit inbegriffen ist. Zeiten zum Umziehen, für den Toilettengang oder für eine angeordnete Fort- oder Weiterbildung hingegen werden als Arbeitszeiten erfasst.
Das sagt das Arbeitszeitgesetz
- werktägliche Arbeitszeit beträgt maximal acht Stunden
- Verlängerung auf maximal zehn Stunden möglich, wenn durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen bei maximal acht Stunden täglich liegt
- Pausen sind bei Arbeitszeiten zwischen sechs und neun Stunden Pflicht
- bei Arbeitszeiten von mehr als neun Stunden muss die Pause mindestens 45 Minuten lang sein
- Ruhezeit nach der Arbeit muss mindestens elf Stunden betragen
Regelungen zu den Arbeitszeiten sind vom Gesetzgeber vorgegeben und müssen im Unternehmen berücksichtigt werden. (Foto: AdobeStock – 268096330 Zerbor)
Aufwand und Nutzen der Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber und Mitarbeiter
Viele Arbeitgeber sehen in der Zeiterfassung nur eine lästige Pflicht und gerade der Mittelstand befürchtet einen Mehraufwand, wenn das entsprechende Gesetz kommt. Doch auch bisher sind Arbeitgeber in der Pflicht und haben dafür Sorge zu tragen, dass ihre Mitarbeiter gesundheitlich nicht gefährdet werden. Wichtig ist aber, ein System zu finden, das die Zeiterfassung so einfach wie möglich macht und das keine Rückkehr zur teils unerwünschten Stechuhr bedeutet. Die Angestellten sollen eine größtmögliche Freiheit und Wertschätzung erfahren und nicht mit dem Gefühl arbeiten, dauerhaft kontrolliert zu werden. Dank digitaler Möglichkeiten wird dies umsetzbar und das sogar mit einem bestmöglichen Schutz der Daten.
Vorteile der Zeiterfassung in der Übersicht
Arbeitgeber und Mitarbeiter profitieren durch die Zeiterfassung von einer transparenten Kommunikation im Unternehmen. Arbeitszeiten werden effektiv erfasst, die Daten lassen keinen Spielraum für Diskussionen oder Interpretationen. Dank exakter Aufzeichnung wird nicht um Minuten gefeilscht, die angeblich fehlen oder zu viel geleistet worden sind. Doch auch diese Vorteile sind mit der Zeiterfassung im Unternehmen verbunden:
- Mitarbeiter und Arbeitgeber wissen stets genau, ob Mehr- oder Minderleistungen vorliegen, sodass Arbeitszeiten korrekt vergütet oder abgegolten werden
- dank digitaler Arbeitszeiterfassung ist die korrekte Einarbeitung von Urlaubs-, Krankheits- und anderen Fehltagen direkt möglich
- Arbeitszeit kann für bestimmte Projekte dokumentiert werden
- Streitigkeiten wegen falsch berechneter Pausen kommen nicht mehr vor
- Urlaubsanspruch kann direkt berechnet werden
- Überblick über Elternzeiten, Dienstreisen und Weiterbildungen ist gegeben
Grundsätzlich sorgt das moderne Arbeitszeiterfassungssystem dafür, dass alle wichtigen Informationen zur Arbeitszeit im Betrieb vorliegen. Darauf aufbauend kann die Personalplanung leichter erfolgen, da genau bekannt ist, wie viele Stunden tatsächlich nötig sind. Dank der Auswertungen, wenn die Erfassung der Arbeitszeit digital vorgenommen wird, kann zudem die Produktivität der Mitarbeiter besser eingeschätzt werden. Daraus lassen sich Verläufe zu einzelnen Projekten dokumentieren und Statistiken erstellen. Diese wiederum können in andere Programme und Anwendungen exportiert werden.
Art der Zeiterfassung bleibt dem Unternehmen überlassen
Auch wenn die elektronische Erfassung der Arbeitszeit viele Vorteile hat, so sieht der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 doch keine bestimmte Form der Datenaufnahme vor. Damit können die Arbeitszeiten für Mitarbeiter sowohl digital als auch analog erfasst werden.
Ebenso bleibt es den Unternehmen überlassen, ob sie die Daten selbst erheben oder ob jeder Mitarbeiter selbst dafür verantwortlich ist, seine Arbeitszeiten zu erfassen. Festgelegt ist lediglich, dass die Zeiterfassung vorzunehmen ist und dass der Arbeitgeber ein dafür nutzbares System zur Verfügung zu stellen hat.
Das kann neben einer Software aber auch ein Stundenzettel sein, wie er bereits früher geführt wurde. Für Betriebsräte gilt, dass diese kein Initiativrecht, wohl aber ein Mitbestimmungsrecht haben. Das heißt, dass die Geschäftsführungen den Betriebsrat bei der Gestaltung der Arbeitszeiterfassungssysteme einbeziehen müssen.
Der Betriebsrat hingegen darf kein bestimmtes System vorgeben, auch wenn er vom Nutzen oder Nichtnutzen eines Systems überzeugt ist.
Als problematisch gestaltet sich derzeit immer noch die Arbeitszeiterfassung für Lehrer.
Diese sollen einerseits den Unterricht absichern sowie Vor- und Nachbereitungen übernehmen, sich aber andererseits an die gesetzlichen Arbeitszeiten halten. Beides vereinbart sich nicht, Lösungen werden dazu noch diskutiert. Wirklich spruchreif ist davon derzeit keine einzige, sodass Lehrer nach wie vor unbezahlte Überstunden leisten müssen.
Was ist, wenn der Angestellte die Arbeitszeit nicht korrekt erfasst?
Kommt er seiner Verpflichtung nicht nach und betrügt beispielsweise durch das Eintragen von Mehrarbeiten, die nicht geleistet wurden, stellt dies einen Kündigungsgrund dar. Der Arbeitgeber darf den betreffenden Angestellten sogar fristlos kündigen, eine vorherige Abmahnung ist hierfür nicht nötig.
Diesen Aspekt sollte der Arbeitnehmer auch dann beachten, wenn er im Homeoffice arbeitet. Dort sind die Kontrollmöglichkeiten durch den Chef begrenzt, sofern keine digitalen Abrechnungssysteme genutzt werden.
Solche erfassen beispielsweise die Zeit ab dem Einschalten des Rechners, was dennoch keine Garantie dafür ist, dass der Angestellte auch vor diesem sitzt und arbeitet.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, das System zur Arbeitszeiterfassung zur Verfügung zu stellen. (Foto: AdobeStock – 343828330 deagreez)
Trägt der Angestellte nun Arbeitszeiten ein, die er gar nicht geleistet hat, kann das zur genannten fristlosen Kündigung führen.
